Arrastrar un documento de Word a ChatGPT, a Copilot o a Gemini para que lo resuma, lo traduzca o le revise una cláusula es ya un gesto tan corriente como adjuntarlo a un correo. Lo hacemos con contratos, con currículos, con informes de clientes y con actas de reuniones. Y casi siempre, antes de soltarlo, repasamos la página por encima para cambiar algún nombre que no debería salir de casa.

La Agencia Española de Protección de Datos publicó en enero de 2026 un decálogo sobre el uso de la inteligencia artificial que va justo en esa línea. Pide eliminar la información que pueda identificar a otras personas y, si usamos la IA en el trabajo, no incluir datos confidenciales de la entidad, de su personal o de sus clientes. El consejo es sensato, pero deja en el aire la pregunta práctica: dónde están esos datos en un Word.

Porque lo que vemos en pantalla no es todo lo que hay en el archivo. Un .docx puede guardar comentarios, cambios sin aceptar, encabezados, notas al pie, texto oculto y propiedades que Word no enseña a primera vista. Así que vamos a abrir uno por dentro, ver dónde se esconde cada dato y repasar cómo dejarlo limpio antes de que lo lea una IA.

Un .docx es un ZIP: ábrelo y mira qué hay dentro

El formato de Word es Office Open XML, el estándar ECMA-376, y un .docx no es un único fichero, sino un paquete comprimido con varias piezas. La propia documentación de Microsoft lo explica y propone el experimento: cambia la extensión de .docx a .zip y ábrelo como cualquier archivo comprimido. Desde la terminal de un Mac o de Linux, un simple unzip -l sobre el archivo hace lo mismo.

Lo hemos probado con un documento mínimo creado en un Mac, y dentro aparecen word/document.xml, con el cuerpo del texto, y docProps/core.xml, la ficha de propiedades donde Word apunta datos como el autor. Según Microsoft, un documento típico añade más piezas: los comentarios, los encabezados, los pies de página, las notas al pie y las notas al final van cada uno en su propia parte del paquete.

La consecuencia es fácil de ver. Cuando cambias el nombre del cliente en el cuerpo del documento, solo has tocado una de esas piezas. El apellido que va en el encabezado, la aclaración de la nota al pie o el comentario de un compañero siguen en sus ficheros, y la herramienta a la que subas el documento puede leerlos aunque tú no los veas en la página.

Control de cambios y comentarios: lo borrado sigue ahí

El caso más traicionero es el control de cambios. Si alguien borró a un avalista con las revisiones activadas y elegimos la vista Sin marcado, Word nos enseña el texto limpio, pero el borrado sigue guardado mientras no se acepte. Microsoft lo advierte en su ayuda: aunque ocultemos un tipo de revisión, vuelve a mostrarse cada vez que se abre el documento. Ocultar no es eliminar.

La solución es trabajar siempre sobre una copia y, en ella, aceptar todos los cambios y dejar de realizar el seguimiento desde la pestaña Revisar. Después toca borrar los comentarios, que además dejan ver el nombre de quien los escribió; Word tiene la opción Eliminar todos los comentarios del documento. Solo entonces tiene sentido empezar a tapar datos.

Texto oculto, letra blanca y encabezados

Word tiene un efecto de fuente llamado Oculto: el texto con ese formato no se ve en pantalla, pero está en el archivo. Para destaparlo hay que ir a Archivo, Opciones, Mostrar y marcar Texto oculto, y aparecerá con un subrayado de puntos. La letra blanca sobre fondo blanco es peor: es texto normal, solo que del color de la página, y ninguna opción de Word la marca como oculta.

Un truco rápido para cazarla es seleccionar todo el documento en la copia y ponerle un color oscuro: lo que aparezca de golpe estaba escondido. Los encabezados y pies de página merecen una visita aparte, con doble clic sobre ellos, porque es donde muchos despachos y empresas ponen la referencia del expediente, que suele llevar el apellido del cliente repetido en cada página.

Buscar y reemplazar sin dejarse nada

Con los cambios aceptados y los comentarios fuera, queda el texto. La herramienta es Buscar y reemplazar, pero conviene usarla con cabeza. Si buscamos el nombre completo, se escapan el apellido suelto, la versión en mayúsculas del encabezado o la forma sin tilde. Funciona mejor buscar por el primer apellido con la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas desmarcada, e ir caso por caso.

Con los números pasa igual: un DNI puede estar escrito con puntos, con guion o todo seguido, y una cuenta, con espacios o sin ellos. Lo práctico es buscar las últimas cifras y revisar cada resultado. El paso a paso completo, con un contrato de prueba abierto pieza a pieza, está en esta guía para anonimizar un documento Word, que además trae una herramienta para subir el .docx y descargar una copia con los datos tapados.

Para sustituir, mejor etiquetas claras y estables que asteriscos o iniciales: [CLIENTE_1], [DNI_CLIENTE_1] o [AVALISTA]. Así la IA entiende que ahí hay una persona o un dato, la respuesta sigue teniendo sentido y nosotros sabemos a quién se refiere cada etiqueta cuando la leemos. Si en el documento hay dos personas, cada una necesita la suya.

El Inspector de documento, y por qué no basta solo

Cuando hayamos terminado, toca pasar el Inspector de documento sobre la copia: Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento. Revisa comentarios, revisiones, propiedades con el autor, encabezados, texto oculto y contenido invisible. Microsoft recomienda usarlo siempre sobre una copia, porque no siempre se pueden recuperar los datos que elimina.

Tiene, eso sí, dos límites que conviene conocer. Según la propia ayuda de Microsoft, no detecta el texto escondido por otros métodos, como la letra blanca. Y no lee el contenido: si el nombre del cliente sigue en el cuerpo, para él está todo bien. La última comprobación vuelve a ser buscar el apellido y las cifras del DNI, y que la búsqueda no encuentre nada.

Si esto se convierte en rutina diaria, hay programas que lo hacen de forma automática. Nonimo, por ejemplo, es una aplicación para Mac y Windows que detecta nombres, números de DNI, IBAN y otros datos personales y los sustituye por marcadores en el propio ordenador antes de que el texto llegue a ChatGPT, Claude, Copilot o Gemini. La IA trabaja igual, pero sin el dato real.